FAXが抱えてるトラブルとその対策

ここでは、FAX利用時に起こりえるトラブルとその対策についてご案内しています。

個人や企業の信頼を高める情報セキュリティ対策の強化

インターネットFAXを利用すると、FAXを利用した際に起きていたさまざまなトラブルを事前に回避することができます。特に情報セキュリティについては昨今厳しくなっており、早期に対策をすることがトラブルを未然に防ぐことにつながります。

誤送信を未然に防止

FAXにあらかじめ相手先のFAX番号が登録してあれば大きな問題は起きませんが、送るたびに番号を入力していたり、異なる人にFAXを送っていたりする場合には、起きると怖いのが誤って別の宛先に送ってしまうという誤送信です。番号の入力ミスにより誤送信をしてしまうと、個人情報や企業の機密情報などが漏えいすることもあり、その結果、個人や企業の信頼を損ないトラブルに発展してしまう可能性もあります。

しかしインターネットFAXなら、送信する前に内容確認をしたり、送付先を再確認する機能があったりするため、誤送信が起きる可能性を低くすることができます。またパソコンなどにインストールしたメーラーから操作する場合には、メーラーの送信チェック機能(送信前に必ず宛先を確認)などを利用することで、二重チェックをすることができ、これまでFAXを利用していたときに起こる可能性があった誤送信トラブルへの対策を行うことができます。

第三者の目に触れる可能性を摘む

FAXで最も恐いトラブルが、受信した大切な資料がそのままトレーに放置されてしまうことです。FAXが設置してある場所が誰もがアクセスできる場所である場合、届いたFAXを間違えて別の人が持っていってしまったりすることもあります。実際に、送信した後に送信した方が受信確認のご連絡ですと電話をしてきたが、届いてないというケースが私の過去の経験には何度もあります。社内の誰かが誤って持っていっただけなら後から手元に戻る可能性もありますが、第三者が接触できる場所にFAXが設置されている場合には、意図しない情報漏えいが起こる可能性もあります。また誤って持っていってしまった人が机で数日放置し、後ろめたさから捨ててしまった場合なども、第三者の手に情報が渡る可能性があり大きなトラブルになる最悪のケースが考えられます。

これに対しインターネットFAXでは、受信したFAXに誰もが接触できるということは起こりえません。これはFAXがデータに変換され、あらかじめ登録した担当者のメールに確実に届くためとなります。個人のメールボックスには誰もがアクセスすることはできないので、情報が第三者の目に触れる可能性はなくなります。インターネットFAXを利用することで、トレーに資料が放置されることも、誰かに持ち去られてしまうことも、紛失してしまうということも起こりません。

アナログだから起こるトラブルも未然に回避できるインターネットFAX

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