FAXのトラブル事例とインターネットFAXによる対策
FAXトラブル事例と対策の要点
紙のFAX機で起きやすい誤送信・紙詰まり・受信漏れ・情報漏洩などのトラブル事例と、インターネットFAXで回避できる具体的な対策を解説。クラウド管理・ログ追跡・複数端末共有でFAX業務のリスクを根本解決できます。
ここでは、FAX利用時に起こりえるトラブルとその対策についてご案内しています。
個人や企業の信頼を高める情報セキュリティ対策の強化
インターネットFAXを利用すると、FAXを利用した際に起きていたさまざまなトラブルを事前に回避することができます。特に情報セキュリティについては昨今厳しくなっており、早期に対策をすることがトラブルを未然に防ぐことにつながります。
誤送信を未然に防止
FAXにあらかじめ相手先のFAX番号が登録してあれば大きな問題は起きませんが、送るたびに番号を入力していたり、異なる人にFAXを送っていたりする場合には、起きると怖いのが誤って別の宛先に送ってしまうという誤送信です。番号の入力ミスにより誤送信をしてしまうと、個人情報や企業の機密情報などが漏えいすることもあり、その結果、個人や企業の信頼を損ないトラブルに発展してしまう可能性もあります。
しかしインターネットFAXなら、送信する前に内容確認をしたり、送付先を再確認する機能があったりするため、誤送信が起きる可能性を低くすることができます。またパソコンなどにインストールしたメーラーから操作する場合には、メーラーの送信チェック機能（送信前に必ず宛先を確認）などを利用することで、二重チェックをすることができ、これまでFAXを利用していたときに起こる可能性があった誤送信トラブルへの対策を行うことができます。
第三者の目に触れる可能性を摘む
FAXで最も恐いトラブルが、受信した大切な資料がそのままトレーに放置されてしまうことです。FAXが設置してある場所が誰もがアクセスできる場所である場合、届いたFAXを間違えて別の人が持っていってしまったりすることもあります。実際に、送信した後に送信した方が受信確認のご連絡ですと電話をしてきたが、届いてないというケースが私の過去の経験には何度もあります。社内の誰かが誤って持っていっただけなら後から手元に戻る可能性もありますが、第三者が接触できる場所にFAXが設置されている場合には、意図しない情報漏えいが起こる可能性もあります。また誤って持っていってしまった人が机で数日放置し、後ろめたさから捨ててしまった場合なども、第三者の手に情報が渡る可能性があり大きなトラブルになる深刻のケースが考えられます。
これに対しインターネットFAXでは、受信したFAXに誰もが接触できるということは起こりえません。これはFAXがデータに変換され、あらかじめ登録した担当者のメールにより確実に届くためとなります。個人のメールボックスには誰もがアクセスすることはできないので、情報が第三者の目に触れる可能性はなくなります。インターネットFAXを利用することで、トレーに資料が放置されることも、誰かに持ち去られてしまうことも、紛失してしまうということも起こりません。
FAXトラブル全般に関するよくある質問
- FAXで多いトラブルは何ですか？
- 誤送信・受信FAXのトレー放置による情報漏洩・紙詰まり・トナー切れ・FAX機故障の5つが代表的です。特にトレー放置による情報漏洩は機密書類でも発生しやすく、リスクが大きい問題です。
- FAXの誤送信を防ぐにはどうすればいいですか？
- インターネットFAXのメール送信形式（FAX番号@サービスドメイン）は、ダイヤルミスより番号入力ミスを発見しやすい仕組みです。アドレス帳機能と送信前確認画面を併用すれば、誤送信リスクを大幅に減らせます。
- 受信FAXがトレーに放置されるリスクはどう回避できますか？
- インターネットFAXは登録メールアドレスにのみ届くため、第三者が誤って手に取るリスクがゼロです。メールのアクセス権限管理と組み合わせれば、紙のFAXより圧倒的に高いセキュリティで運用できます。
- FAX機の故障で業務が止まる問題は解決できますか？
- インターネットFAXはオンラインサービスなので機器故障の概念がありません。修理待ち・買い替えコスト・業務停止のリスクから完全に解放され、24時間365日安定して送受信できます。
- 送信記録・受信記録が残らないトラブルは？
- インターネットFAXは送受信履歴がクラウドで自動保存されるため、いつ・誰に・何を送ったかの証跡が常時残ります。「送信したのに届いてないと言われた」などのトラブル時にも履歴で確認可能です。
- FAXトラブルを根本解決するならどのサービスがいいですか？
- eFaxがおすすめです。年払い実質月額2,154円で送受信各150枚無料、SSL/TLS暗号化通信・最大5アドレス共有・送信履歴のクラウド保存に対応。世界1,200万人が利用するセキュリティ実績で、FAXトラブルから解放されます。
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