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無料のFAX送付状テンプレート（Word・Excel）
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FAX送付状テンプレートは、ビジネスでFAXを送る際に相手先・件名・枚数・用件などを記載する表紙のことです。送付状を添えることで、FAXの受取側が内容を素早く把握でき、誤配送や紛失の防止にもつながります。ここでは、Word形式・Excel形式で無料ダウンロードできるFAX送付状テンプレートを提供しているサイトを紹介します。インターネットFAXを利用すれば、パソコンで編集したテンプレートをそのままメールに添付して送信できるため、印刷やFAX機への読み込みといった手間が不要になります。
メガソフトSTARFAX（ビジネス向け）
メガソフトが運営するSTARFAXの公式サイトでは、20種類以上のFAX送付状テンプレートが無料で公開されています。テンプレートはWord形式で提供されており、会社名・担当者名・送信枚数などを書き換えるだけですぐに使えます。シンプルなビジネス定型から、季節の挨拶を添えたデザインまで種類が豊富なため、取引先や送信目的に合わせて選びやすい点が特長です。インターネットFAXと組み合わせれば、Wordで編集した送付状をそのままPDF変換して送信できるため、印刷の手間もかかりません。
ビジネステンプレートファクトリー（ビジネス向け）
ビジネステンプレートファクトリーは、FAX送付状をはじめとするビジネス文書のテンプレートや素材を無料で提供しているサイトです。FAX送付状はExcel形式でダウンロードでき、セルに必要事項を入力するだけで送付状が完成します。Excelのため計算式やレイアウト調整がしやすく、自社のロゴや独自の項目を追加するカスタマイズにも対応しやすい点がメリットです。営利・非営利を問わず自由に利用・加工できるため、業種や用途に合わせた独自の送付状フォーマットを作成する土台としても活用できます。
- 掲載されている写真画像やイラスト画像は、プリントアウトファクトリーに来訪しダウンロードした方に限り、営利・非営利を問わず利用することや、加工して利用することができます。
ビジネステンプレートファクトリーの公式ページで送付状を確認する
送付状に書くべき項目チェックリスト
FAX送付状には以下の項目を記載するのが一般的です。漏れがあると相手先での対応が遅れたり、FAXが正しく届いたか確認できなくなる場合があります。
- 送信日 ― 送信した日付を記載。受信側がいつ届いたFAXか判別するために必要
- 受信者名 ― 会社名・部署名・担当者名を記載。担当者名が不明な場合は「ご担当者様」でも可
- 送信者名 ― 自社の会社名・部署名・担当者名を記載
- 送信者のFAX番号・電話番号 ― 返信や問い合わせのための連絡先
- 送信枚数 ― 送付状を含む総枚数を記載。受信側が枚数不足に気づける
- 用件・件名 ― 「見積書送付の件」「注文書のご送付」など、内容がひと目でわかるタイトル
- 備考・メッセージ ― 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」等の簡単な挨拶や補足事項
ビジネスシーン別の送付状マナー
送付状の書き方は、相手先との関係性や送信の緊急度によって使い分けるのが適切です。
初回取引先・社外向け
初めてFAXを送る相手には、丁寧な挨拶文を添えた送付状を付けるのがマナーです。「拝啓」「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などの定型挨拶を入れ、自社の紹介を簡潔に添えます。会社ロゴ入りの送付状テンプレートを使うと、信頼感が増します。
社内・グループ会社向け
社内やグループ会社間のやり取りでは、簡潔な送付状で問題ありません。宛先・送信者・枚数・用件の基本4項目を押さえていれば、挨拶文は「お疲れ様です」程度で十分です。頻繁にFAXをやり取りする部署間では、定型の簡易フォーマットを用意しておくと効率的です。
急ぎの場合
至急対応が必要なFAXでは、送付状の目立つ位置に「至急」「要返信」と記載します。用件欄に回答期限を明記し、対応してほしい内容を箇条書きにすると相手先がすぐに行動に移せます。あわせて電話やメールで送信した旨を連絡しておくと確実です。
インターネットFAXでの送付状活用
インターネットFAXを使えば、送付状の作成・送信がさらに効率化できます。eFaxの場合、メールの件名が送付状のタイトルに、本文が送付状の本文としてそのまま相手先のFAX機に印刷されます。別途テンプレートファイルを用意しなくても、メールを書くだけで送付状付きのFAXが送信できるため、急ぎの送信でも手間がかかりません。もちろん、Wordで作成した送付状テンプレートをPDFに変換し、本文の書類と一緒にメールに添付して送信することも可能です。
FAX送付状に関するよくある質問
- FAX送付状は必要ですか？
- 必須ではありませんが、ビジネスマナーとして添付するのが一般的です。送信者・受信者・枚数・用件を記載することで、相手先での仕分けがスムーズになり、枚数不足にも気づきやすくなります。
- インターネットFAXでも送付状は付けられますか？
- はい、eFaxではメールの件名と本文がそのまま送付状として相手先に印刷されます。別途テンプレートを添付する方法もあります。
- 送付状テンプレートの形式は何がおすすめですか？
- Word形式なら文字の編集が簡単で、Excel形式なら表組みの送付状に向いています。インターネットFAXで送信する場合はPDFに変換してから添付すると、レイアウト崩れを防げます。
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