インターネットFAXのセキュリティ・情報漏えい対策

インターネットFAXは、受信したFAXをデジタルデータとしてメールで受け取る仕組みのため、紙のFAXのように誰でも閲覧できる状態にならず、情報漏えいリスクを大幅に低減できるセキュリティに優れたサービスです。受信データへのアクセスを管理者・担当者に限定できるほか、暗号化やパスワード認証といったセキュリティ機能を備えたサービスもあり、個人情報保護法やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）への対応が求められる企業にも適しています。

インターネットFAXのセキュリティ機能

インターネットFAXでは、届いたFAXはメールで受信するため、従来のFAXのように誰もが情報に触れる機会はありません。情報は漏えいされにくく、情報セキュリティの強化につながります。従来のFAX機ではトレーに出力された書類を第三者が持ち去る・盗み見るリスクが常に存在しましたが、インターネットFAXではメールの受信者だけがFAX内容を確認できるため、物理的な情報漏えいの経路を根本から遮断できます。

誰もが情報に接触することができません

従来のFAXでは、FAXを受信するとトレーにプリントアウトされ誰もが閲覧できる状態にあります。この場合、担当者以外の人もしくはオフィスなどに出入りができる第三者でも閲覧することが可能な状況となってしまいます。インターネットFAXなら、決められた管理者・担当者宛てにメールで届くので、誰もが情報にアクセスすることはできなくなります。昨今では、個人情報を始めとする情報に対する扱いはセンシティブとなっており、情報保護の観点からとても有効なものとなります。

FAXが紛失しない

相手の方が送信したFAXが確認できないということは、誰もが一度は経験があるかと思います。この場合、本当にFAXが届いていないのか、別の人のアドレス宛てに間違って送信してしまったのか、誰かが誤って捨ててしまったのか、最悪のケースですが誰かに持ち去られてしまったのか、まったくわからなくなってしまいます。個人情報や機密情報が万が一社外に持ち出しされてしまったら、大きな問題にもなり兼ねません。用紙で出力がされることが紛失の原因となりますが、インターネットFAXなら管理者以外が誤って情報に触れることはありませんので、セキュリティ対策にもつながります。

重要書類のセキュアな取り扱い

インターネットFAXを利用すれば、受信したFAXはデジタルデータとして届き、デジタルのまま管理されるため、決められた管理者・担当者しか内容を確認できず、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。個人情報保護法が施行され、個人情報の厳格な取り扱いが求められる現在、FAXで届く契約書・申込書・見積書などの重要書類をデジタル管理に移行することは、コンプライアンス強化の第一歩となります。受信FAXをクラウドストレージやファイルサーバーに保存すれば、アクセス権限の設定・操作ログの記録・バックアップの自動化が可能になり、紙の書類では実現が難しかった体系的な情報管理を実践できます。医療・法律・金融など機密性の高い書類を扱う業種では、インターネットFAXによるデジタル管理が情報保護の有効な手段として広く採用されています。

セキュリティ機能のサービス別比較

インターネットFAXサービスによって、セキュリティ機能の充実度は異なります。主要サービスの対応状況をまとめました。

• eFax ― SSL/TLS暗号化通信に対応。受信FAXはPDF形式でメールに届き、閲覧できるのは登録メールアドレスの所有者のみ。法人プラン（eFax Corporate）では管理者が複数ユーザーのアクセス権限を一元管理可能
• メッセージプラス ― 受信FAXにパスワードを設定できる独自機能を搭載。パスワードを知っている人だけがFAX内容を閲覧でき、社外秘の書類や個人情報を含むFAXの取り扱いに適している
• jFax ― eFaxと同じj2 Globalグループのサービスで、同等のSSL/TLS暗号化通信に対応。月額料金を抑えつつセキュリティを確保したい場合に有効
• MOVFAX ― 日本アクセスが運営する国内サービス。受信FAXはWebブラウザ上の管理画面で閲覧でき、アカウントごとにログインIDとパスワードで保護される

インターネットFAXのセキュリティに関するよくある質問

インターネットFAXは紙FAXよりセキュリティが高いのですか？

はい、受信FAXがPDFでメールに届くため、紙FAXのように受信トレイに放置されて第三者に見られるリスクがありません。閲覧者を登録メールアドレスに限定でき、暗号化通信で送受信データも保護されます。

機密性の高い書類もインターネットFAXで送受信できますか？

はい、主要サービスは暗号化通信を採用しています。メッセージプラスはパスワード認証機能も備えており、重要書類の閲覧をさらに制限できます。

FAXの誤送信を防ぐ機能はありますか？

メッセージプラスではアドレス帳からの宛先選択と送信前確認画面で誤送信を防止できます。eFaxでもメールアドレス形式（FAX番号@efaxsend.com）で送信するため、ダイヤルミスによる誤送信が起きにくい仕組みです。

セキュリティ対策が万全のインターネットFAX

断然のおすすめは「eFax」

世界46か国1,200万人が利用しているインターネットFAXサービスです。国内での知名度も高く、セキュリティ対策やサポート体制も万全で安心です。03や06など全47都道府県62都市の市外局番から始まるFAX専用番号を取得することができ、Webやスマートフォン（スマホアプリ有り）から利用することができるおすすめのサービスとなります。

• eFaxのセキュリティと暗号化通信について
• 個人事業主に最適なインターネットFAX