FAXをメール転送・PDF変換して受信する方法
FAXメール転送の要点
インターネットFAXなら、受信したFAXが自動的にPDFに変換されメールに転送されます。複数アドレスへの同時転送にも対応。外出先やテレワーク中でもスマホでFAXを確認でき、ペーパーレス化に最適です。
インターネットFAXのメール転送機能を使えば、届いたFAXがPDFに自動変換されて登録メールアドレスへリアルタイムに転送されます。FAX機のそばで紙の出力を待つ必要がなく、オフィス・自宅・外出先を問わずパソコンやスマートフォンでFAXの内容を即座に確認できます。テレワーク・リモートワークが普及した現在、FAXのメール転送はオフィスに出社しなくてもFAX業務を継続できる手段として多くの企業で導入が進んでいます。受信したFAXはデジタルデータとして管理できるため、紙の印刷・ファイリング・スキャンといった手間も不要になります。
FAXのメール転送の仕組み
FAXのメール転送は、インターネットFAXサービスのサーバーが受け取ったFAXデータをPDF（またはTIFF等の画像形式）に自動変換し、あらかじめ登録したメールアドレスへ添付ファイルとして転送する仕組みです。取引先や顧客が通常のFAX機から送信したFAXも、インターネットFAXサービスが間に入ることでデジタルデータとして受け取れます。メール受信の通知と同時にFAXの中身を確認でき、内容に応じてその場から返信・社内転送・クラウドストレージへの保存といった操作がすぐに行えます。送信元がFAX機を使っているため、相手側の設備変更は一切不要です。
複数人への同時転送も可能
インターネットFAXサービスでは、転送先のメールアドレスを複数登録しておくことができます。FAX受信時に登録した全員へ同時転送されるため、「FAXが届いたのに担当者に伝わっていなかった」という対応漏れを防げます。たとえば営業部と経理部の両方にFAXを転送したい場合、部門ごとの共有メールアドレスを登録しておけば、受信と同時に関係者全員がFAXの内容を確認できます。紙のFAXのように「誰がトレーから取ったかわからない」という問題も起きません。登録できるメールアドレスの上限はサービスにより異なります。
- 登録可能なメールアドレス数はサービスによって異なります。各サービスの公式サイトでご確認ください。
受信FAX 1通
PDFに自動変換
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営業部
sales@example.com
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経理部
accounting@example.com
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上長スマホ
manager@example.com
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店長
store@example.com
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自分のノートPC
myself@example.com
eFax は 1つのFAX番号宛に最大5アドレスまでを登録可能。受信と同時に 登録した全員へ即時配信 されるため、担当不在時の対応漏れを防げます。
スマートフォンへの転送でどこでも対応
転送先にスマートフォンのメールアドレスを登録すれば、外出先・移動中・出張中でも受信したFAXをリアルタイムで確認できます。営業職や経営者のように外出が多い方にとって、FAXのためだけにオフィスに戻る必要がなくなるメリットは大きいです。eFaxなどのサービスはiPhone・Android向けの専用アプリも提供しており、アプリ上でFAXの一覧管理・送受信・返信まで完結します。スマートフォンのカメラで撮影した書類をそのままFAXとして送信する機能もあり、外出先からの緊急対応にも役立ちます。
業務効率が大幅に向上
FAXがメールに転送されることで、FAX機のトレーに溜まった紙を仕分けして配って回るという作業がなくなります。受信と同時に担当者全員が確認できるため、対応スピードが向上します。またFAXデータはデジタルで管理できるため、紙の紛失・情報漏えいリスクも低減します。
Gmail・OutlookでFAXを受信する方法
インターネットFAXの転送先メールアドレスには、GmailやOutlook（Microsoft 365）などの主要メールサービスをそのまま使えます。特別な設定やプラグインは不要で、普段使っているメールアドレスをインターネットFAXサービスの管理画面で転送先に登録するだけです。
GmailでFAXを受信する場合
Gmailアドレスを転送先に設定すると、受信したFAXがPDF添付ファイル付きのメールとしてGmailの受信トレイに届きます。Gmailの検索機能で過去のFAXを素早く探せるほか、Googleドライブへの保存やラベルによる自動振り分けも活用できます。スマートフォンのGmailアプリからもリアルタイムでFAXを確認できるため、外出先での対応にも便利です。
OutlookでFAXを受信する場合
Outlookのメールアドレスを転送先に設定すれば、受信FAXがOutlookの受信トレイにPDF付きで届きます。Microsoft 365（旧Office 365）を業務で利用している企業では、既存のメール環境にそのままFAX受信を統合でき、OneDriveやSharePointとの連携でチーム内の共有も容易です。Outlookの仕分けルールを使えば、FAX受信メールを自動的に専用フォルダへ振り分けることもできます。
Gmail で FAX 受信メールを自動振り分けする手順（5 ステップ）
Gmail のフィルタ機能を使うと、インターネット FAX サービスから届く受信メールに自動でラベルを付け、専用フォルダ（ラベル）に振り分けできます。FAX 受信メールが普通のメールに埋もれないため、業務効率が大きく向上します。
Step 1 PC ブラウザで Gmail を開き、画面右上の歯車アイコン →「すべての設定を表示」をクリック
Step 2 上部タブの「フィルタとブロック中のアドレス」→「新しいフィルタを作成」をクリック
Step 3 「From」欄にインターネット FAX サービスの差出人アドレス（例：eFax は noreply@efax.com）を入力し「フィルタを作成」をクリック
Step 4 「ラベルを付ける」にチェックを入れ「新しいラベル」で「FAX 受信」等の名前を作成
Step 5 「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」「重要マークを付けない」を必要に応じてチェック →「フィルタを作成」で完了。以降の FAX 受信メールが自動で専用ラベルに振り分けられます。
Outlook で FAX 受信メールを自動振り分けする手順（5 ステップ）
Outlook（Microsoft 365）の仕分けルール機能を使えば、FAX 受信メールを自動で専用フォルダに移動できます。Web 版・デスクトップ版どちらでも同様に設定可能です。
Step 1 Outlook で受信した FAX メールを 1 通選び、右クリック →「ルール」→「ルールの作成」をクリック
Step 2 「差出人が次の場合」にチェック（自動でアドレスが入る）。件名や宛先での絞り込みも追加可能
Step 3 「アイテムをフォルダに移動する」にチェックを入れ「フォルダの選択」をクリック
Step 4 「新規作成」で「FAX 受信」等のフォルダを作成して選択
Step 5 「OK」→「現在のフォルダ内の既存メッセージにもこのルールを実行する」にチェックを入れて完了。新着・既存両方の FAX 受信メールが専用フォルダに整理されます。
サービス別の転送先メールアドレス数
受信 FAX を同時に届けられるメールアドレス数はサービスごとに異なります。チームで FAX を共有する場合は、メンバー全員分の登録が可能か事前にチェックしてください。
- 転送先メールアドレス数は各サービス公式サイトの情報をもとに記載しています。最新情報は各サービスの公式サイトでご確認ください。
- チームで共有する場合、転送先メールアドレスを増やしてもサービス側の追加料金は発生しません。
FAX転送機能に関するよくある質問
- FAXをメールに自動転送するにはどうすればいいですか？
- インターネットFAXに契約すれば、登録したメールアドレスに受信FAXがPDFで自動的に届きます。設定は契約時のメールアドレス登録のみで、追加のソフト導入や複雑な設定は不要です。
- 複数のメールアドレスへ同時転送できますか？
- はい、eFaxでは最大5つのメールアドレスを登録でき、1つのFAX番号宛の受信を全アドレスへ同時配信できます。営業部・経理部・上長など、関係者全員が同時にFAXを確認できるため担当不在時の対応遅れを防げます。
- Gmail・OutlookでFAXを受信できますか？
- はい、両方とも対応しています。Gmailならラベル機能でFAX受信メールを自動振り分け、OutlookならMicrosoft 365との連携でOneDrive・SharePointへの保存も可能です。特別な設定は不要で、普段使いのメールアドレスで受信できます。
- 受信FAXのファイル形式は？
- ほとんどのインターネットFAXがPDF形式で配信します。メッセージプラスはPDF・TIFF・PNGの3形式に対応。PDFならスマートフォン・PCどちらでも閲覧でき、印刷・編集・クラウド保存もシームレスに行えます。
- スマートフォンへの転送はできますか？
- 可能です。スマホでも閲覧できるGmail・iCloud・Yahoo!メール等のアドレスを転送先に登録すればOK。eFaxやメッセージプラスは専用アプリも提供しており、外出先でもFAXの確認・返信ができます。
- 転送機能でセキュリティは大丈夫ですか？
- 主要サービスはSSL/TLS暗号化通信に対応しており、メール送信もTLSで保護されます。受信メールアドレスの管理を適切に行えば、紙のFAXのトレー放置リスクを回避できます。重要書類はパスワード保護PDFで送るのも有効です。
関連するインターネットFAXの機能・操作
FAX転送機能は、送信・受信・一斉送信・送付状などの周辺機能と組み合わせることで業務効率がさらに高まります。関連トピックも合わせて確認してください。
FAXをメールに転送できるインターネットFAX
断然のおすすめは「eFax」
世界46か国1,200万人が利用しているインターネットFAXサービスです。国内での知名度も高く、セキュリティ対策やサポート体制も万全で安心です。03や06など全47都道府県62都市の市外局番から始まるFAX専用番号を取得することができ、Webやスマートフォン（スマホアプリ有り）から利用することができるおすすめのサービスとなります。