FAXをメール転送・PDF変換して受信する方法

インターネットFAXのメール転送機能を使えば、届いたFAXがPDFに自動変換されて登録メールアドレスへリアルタイムに転送されます。FAX機のそばで紙の出力を待つ必要がなく、オフィス・自宅・外出先を問わずパソコンやスマートフォンでFAXの内容を即座に確認できます。テレワーク・リモートワークが普及した現在、FAXのメール転送はオフィスに出社しなくてもFAX業務を継続できる手段として多くの企業で導入が進んでいます。受信したFAXはデジタルデータとして管理できるため、紙の印刷・ファイリング・スキャンといった手間も不要になります。

FAXのメール転送の仕組み

FAXのメール転送は、インターネットFAXサービスのサーバーが受け取ったFAXデータをPDF（またはTIFF等の画像形式）に自動変換し、あらかじめ登録したメールアドレスへ添付ファイルとして転送する仕組みです。取引先や顧客が通常のFAX機から送信したFAXも、インターネットFAXサービスが間に入ることでデジタルデータとして受け取れます。メール受信の通知と同時にFAXの中身を確認でき、内容に応じてその場から返信・社内転送・クラウドストレージへの保存といった操作がすぐに行えます。送信元がFAX機を使っているため、相手側の設備変更は一切不要です。

複数人への同時転送も可能

インターネットFAXサービスでは、転送先のメールアドレスを複数登録しておくことができます。FAX受信時に登録した全員へ同時転送されるため、「FAXが届いたのに担当者に伝わっていなかった」という対応漏れを防げます。たとえば営業部と経理部の両方にFAXを転送したい場合、部門ごとの共有メールアドレスを登録しておけば、受信と同時に関係者全員がFAXの内容を確認できます。紙のFAXのように「誰がトレーから取ったかわからない」という問題も起きません。登録できるメールアドレスの上限はサービスにより異なります。

• 登録可能なメールアドレス数はサービスによって異なります。各サービスの公式サイトでご確認ください。

スマートフォンへの転送でどこでも対応

転送先にスマートフォンのメールアドレスを登録すれば、外出先・移動中・出張中でも受信したFAXをリアルタイムで確認できます。営業職や経営者のように外出が多い方にとって、FAXのためだけにオフィスに戻る必要がなくなるメリットは大きいです。eFaxなどのサービスはiPhone・Android向けの専用アプリも提供しており、アプリ上でFAXの一覧管理・送受信・返信まで完結します。スマートフォンのカメラで撮影した書類をそのままFAXとして送信する機能もあり、外出先からの緊急対応にも役立ちます。

業務効率が大幅に向上

FAXがメールに転送されることで、FAX機のトレーに溜まった紙を仕分けして配って回るという作業がなくなります。受信と同時に担当者全員が確認できるため、対応スピードが向上します。またFAXデータはデジタルで管理できるため、紙の紛失・情報漏えいリスクも低減します。

Gmail・OutlookでFAXを受信する方法

インターネットFAXの転送先メールアドレスには、GmailやOutlook（Microsoft 365）などの主要メールサービスをそのまま使えます。特別な設定やプラグインは不要で、普段使っているメールアドレスをインターネットFAXサービスの管理画面で転送先に登録するだけです。

GmailでFAXを受信する場合

Gmailアドレスを転送先に設定すると、受信したFAXがPDF添付ファイル付きのメールとしてGmailの受信トレイに届きます。Gmailの検索機能で過去のFAXを素早く探せるほか、Googleドライブへの保存やラベルによる自動振り分けも活用できます。スマートフォンのGmailアプリからもリアルタイムでFAXを確認できるため、外出先での対応にも便利です。

OutlookでFAXを受信する場合

Outlookのメールアドレスを転送先に設定すれば、受信FAXがOutlookの受信トレイにPDF付きで届きます。Microsoft 365（旧Office 365）を業務で利用している企業では、既存のメール環境にそのままFAX受信を統合でき、OneDriveやSharePointとの連携でチーム内の共有も容易です。Outlookの仕分けルールを使えば、FAX受信メールを自動的に専用フォルダへ振り分けることもできます。

FAXをメールに転送できるインターネットFAX

断然のおすすめは「eFax」

世界46か国1,200万人が利用しているインターネットFAXサービスです。国内での知名度も高く、セキュリティ対策やサポート体制も万全で安心です。03や06など全47都道府県62都市の市外局番から始まるFAX専用番号を取得することができ、Webやスマートフォン（スマホアプリ有り）から利用することができるおすすめのサービスとなります。