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ペーパーレスFAXでエコ貢献
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ペーパーレスFAXの要点
インターネットFAXなら送受信から管理・保存・転送まですべてデジタル化。紙の出力が不要になり、用紙代・トナー代・保管スペースを削減。テレワーク環境でもFAX業務をペーパーレスで継続できます。
ペーパーレスFAXとは、紙を使わずにFAXの送受信・管理・保存を全てデジタルで行えるインターネットFAXの別名です。従来のFAXでは受信のたびに用紙やインクを消費していましたが、ペーパーレスFAXなら受信データをPDFとしてパソコンやスマートフォンで閲覧・保存できます。業務効率の向上とコスト削減を同時に実現できるうえ、紙資源の節約を通じて環境保全にも貢献できるサービスです。
ペーパーレスFAXとは
インターネットFAXは、通称「ペーパーレスFAX」とも呼ばれています。これは、インターネットFAXでは、送受信をメールで行うため、従来FAXに出力されていた用紙が不要となりペーパーレス効果があるためです。
文字通りですが、届いたFAXはメールとして受信し、PDFなどのデータとしてパソコンやスマートフォン上で閲覧することができます。また送信する場合も、パソコン上で作成したデータをそのままメールに添付して送信することができます。つまり全てがデジタル環境になることでペーパーレスを実現することができるのです。
近年、企業や行政においてペーパーレス化の推進は重要な課題となっています。オフィスのFAXは1日に何十枚もの用紙を消費するケースも珍しくなく、不要な広告FAXやダイレクトメールの受信による紙の無駄遣いも問題です。ペーパーレスFAXに切り替えれば、受信データは全て電子データとして届くため、不要な印刷がなくなり紙資源の消費を大幅に削減できます。テレワークや在宅勤務の拡大に伴い、オフィスに出向かずFAXの確認・返信ができるペーパーレスFAXの需要はさらに高まっています。
ペーパーレスFAXのメリット
資源の利用を最小限に
インターネットFAXでは受信した全てのFAXがデジタルデータとして届くため、用紙を一切使わずに内容を確認できます。受信データはパソコンやスマートフォン上でフォルダ分けや検索ができるため、紙のFAXのように書類の山から目的の1枚を探す手間がなくなります。必要な資料だけを選んでプリントアウトすれば、用紙・インク・トナーなどの消耗品コストを最小限に抑えられます。不要な広告FAXの受信による紙の浪費もなくなり、資源の節約と業務効率の向上を同時に達成できます。
具体的に削減できるコストの内訳は以下のとおりです。
- 用紙代：月数百円（月200〜300枚の消費がゼロに）
- トナー・インク代：月数百〜千円
- FAX機リース料：月数千円（機器自体が不要に）
- 保管スペース：紙FAXのファイリング・保管棚が不要に
- 検索・管理の手間：過去のFAXをキーワードで即座に検索可能
インターネット経由だからこそ実現
ペーパーレスを実現できるのは、インターネットFAXが従来の電話回線を使ったサービスではなく、インターネット回線を使ったオンラインサービスだからです。これまではそれぞれ別々だった回線をインターネットが架け橋となり、FAXとメールをオンラインで繋いだのです。そしてオンラインで全てのFAX操作ができるようになり、ペーパーレスFAXとなったのです。
FAX機そのものも不要
ペーパーレスFAXは、送受信の全てをメールで行うことができます。多くの企業ではFAX機はリースで利用していますが、ペーパーレスFAXならその機器すら不要となります。もちろん相手の方がFAX機しか持っていない場合でも、従来と同じようにやり取りを行うことができます。このようにペーパーレスFAXとは、さまざまなメリットがある次世代のFAXサービスとなります。
なお、受信したFAXはPDFでメールに届くため、どうしても紙が必要な場合は必要な分だけプリンターで印刷できます。従来のFAX機のように全件が自動印刷されるのではなく、内容を確認してから印刷の要否を判断できる点がペーパーレスFAXの大きなメリットです。
ペーパーレスFAXに関するよくある質問
- Q. ペーパーレスFAXとは何ですか？
- インターネットFAXの別称で、FAXの送受信から管理・保存・転送まですべてデジタル化できるサービスです。紙を一切使わずにFAX業務を行えます。
- Q. ペーパーレスFAXで具体的にどんなコストが削減できますか？
- 用紙代（月数百円）、トナー代（月数百〜千円）、FAX機リース料（月数千円）、紙の保管スペースの賃料が削減できます。加えて書類の検索・管理の人件費も大幅に削減されます。
- Q. 受信したFAXを紙で印刷することもできますか？
- はい、受信FAXはPDFでメールに届くため、必要な分だけプリンターで印刷できます。全件自動印刷される従来のFAX機と違い、印刷の要否を判断してから出力できます。
ペーパーレスでエコに貢献するインターネットFAX
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