パソコン・メールでFAXを受信する方法【PC FAX受信】

インターネットFAXを使えば、届いたFAXがPDFファイルとして登録メールアドレスに自動転送され、パソコンやスマートフォンからいつでもどこでもFAXの受信内容を確認・管理できます。従来のFAX機では、受信のたびにFAX機のそばに行って紙を取り出し、宛先を確認して担当者に手渡すという手間が必要でした。インターネットFAXならFAX受信と同時にメールで通知されるため、オフィス・自宅・外出先を問わずリアルタイムで内容を確認でき、対応のスピードが格段に向上します。印刷用紙やトナーのコストも不要になり、受信FAXのデジタル管理によってペーパーレス化を推進できます。

メールでFAXを受信する仕組み

メールでFAXを受信する仕組みはシンプルです。取引先・顧客が通常のFAX機からFAXを送信すると、インターネットFAXサービスのサーバーがFAXデータを受け取り、PDFなどのデジタルデータに自動変換します。変換されたPDFは添付ファイルとして登録メールアドレスに即座に転送されます。相手側はこれまで通りFAX機から送信するだけで、インターネットFAXの導入を知る必要すらありません。受信のたびにFAX機のそばにいる必要がなく、外出中・出張中・テレワーク中でもメールを確認するだけでFAXの内容を把握できます。受信FAXはメールの添付ファイルとして残るため、必要なときにいつでも再確認や転送ができます。

複数のアドレスへ同時転送できる

インターネットFAXサービスでは転送先のメールアドレスを複数登録でき、FAX受信時に全員へ同時転送されます。営業部・総務部・経理部など複数の部署でFAXを共有したい場合や、担当者の見落としを防止するためのバックアップ体制として活用できます。紙のFAXでは「誰がトレーから持ち去ったかわからない」「担当者不在時にFAXが放置される」という問題が起きがちですが、メール転送なら受信と同時に関係者全員が内容を確認できるため、対応漏れのリスクを大幅に減らせます。登録できるメールアドレスの数はサービスによって異なります。

• FAXの受信設定ができるメールアドレスの数は、サービスを提供する会社により異なります。

デジタルデータでの管理・保存が簡単

受信したFAXはPDFとして届くため、パソコン上でのファイル整理・フォルダ分け・ファイル名検索・社内転送がすべてデジタルで完結します。紙のFAXで必要だった印刷・ファイリング・バインダー管理・過去FAXを探すための書類棚の捜索といった手間がなくなり、業務効率が大きく向上します。受信FAXをDropbox・Google Drive・OneDriveなどのクラウドストレージに保存すれば、チーム全体でのファイル共有やバックアップも容易です。デジタルデータは紙と違って劣化・紛失のリスクがなく、長期保存が必要な契約書・注文書・請求書などの重要書類の管理にも適しています。

セキュリティ面での優位性

紙のFAXはトレーに出力された時点でオフィス内の誰でも見られる状態になり、個人情報や機密情報が含まれる書類では情報漏えいのリスクがあります。インターネットFAXは登録した担当者のメールアドレスにのみFAXが届くため、第三者が誤って手に取る・目にするリスクがありません。医療機関での患者情報、法律事務所での契約書、人事部門での採用関連書類など、機密性の高い書類をFAXで受信する業種でも安心して利用できます。メールのアクセス権限やパスワード保護と組み合わせることで、紙のFAXよりも高いセキュリティレベルでFAX受信を運用できます。

サービス別の受信機能比較

主要インターネットFAX 6 サービスの受信機能を、月間受信無料枠・同時転送先メール数・受信ファイル形式の 3 軸で比較しました。受信メインの利用なら無料枠が大きいサービス、チーム共有なら同時転送先が多いサービスを選んでください。

• 上記は各サービス公式サイトの情報をもとに記載しています。最新情報は各サービスの公式サイトでご確認ください。
• 受信無料枠を超過した場合の追加料金は、契約プランや時期によって変動します。

FAX 受信が活躍する業種・業務シーン

紙の FAX で受信業務を続けている業界では、インターネット FAX への移行で業務効率と情報管理のセキュリティが大きく向上します。一般的に想定される業務シーンの代表例を紹介します。

• 業務 1

  医療機関の
  処方箋・紹介状受信

  病院・診療所・薬局間でやり取りされる処方箋・紹介状・検査結果の受信。受信後すぐに電子カルテ管理システムへ取り込める。

• 業務 2

  法律事務所の
  契約書・告訴状受信

  裁判所・依頼人・他事務所からの契約書・告訴状・証拠書類の FAX 受信。紙のトレー放置による情報漏えいリスクをゼロ化。

• 業務 3

  不動産会社の
  申込書・問い合わせ受信

  物件申込書・住宅ローン書類の FAX 受信。受信と同時に営業担当へ転送できるため、申込から内見手配までのリードタイムを短縮。

• 業務 4

  飲食店・小売店の
  注文書・納品書受信

  仕入先・酒販店・食材卸からの注文書・納品書・請求書の FAX 受信。閉店後・営業中も担当者の私物スマホで確認できるため業務効率が向上。

• 業務 5

  在宅ワーカー・
  個人事業主の業務 FAX 受信

  取引先・公的機関（税務署・市役所・労基署）からの FAX を自宅や外出先で受信。FAX 機を持たない自宅オフィスでも業務継続が可能に。

• 上記は一般的に想定される業務シーンであり、特定企業の導入実績ではありません。

FAX受信に関するよくある質問

パソコンでFAXを受信するにはどうすればいいですか？

インターネットFAXに契約し、登録メールアドレスにPDFが届く形で受信できます。FAX機・電話回線は不要で、Gmail・Outlookなど普段使いのメールアドレスをそのまま受信先にできます。

受信したFAXはどのファイル形式で届きますか？

ほとんどのサービスがPDF形式で配信します。メッセージプラスはPDF・TIFF・PNGの3形式に対応。PDFならスマホ・PC・タブレットどこでも閲覧できます。

複数の人で1つのFAX番号を共有できますか？

はい、eFaxは最大5アドレスまで同時受信に対応。営業部・経理部・上長の3者に同時配信、不在時の代理対応など、チーム運用に活用できます。担当不在時の対応遅れを防げます。

受信FAXの保存・管理方法は？

メールに届いたPDFはそのままGoogle Drive・Dropbox・OneDriveなどクラウドストレージへ保存できます。Gmail/Outlookの仕分けルールでフォルダ自動振り分けすれば、取引先別・月別での整理も自動化できます。

受信FAXのセキュリティは大丈夫ですか？

主要サービスはSSL/TLS暗号化通信に対応。受信FAXは登録メールアドレスにのみ届くため、紙のFAXのようにトレーに放置されるリスクがありません。アクセス権限管理と組み合わせれば、紙FAXより高いセキュリティで運用できます。

受信無料枠はどれくらいありますか？

サービスによって異なります。eFaxは月150枚まで受信無料、jFaxは100枚、MOVFAXは1,000枚まで受信無料、メッセージプラスは受信無料・無制限。受信メインの利用ならMOVFAXやメッセージプラスがおすすめです。

関連するインターネットFAXの機能・操作

FAX受信機能は、送信・転送・一斉送信・送付状などの周辺機能と組み合わせることで業務効率がさらに高まります。関連トピックも合わせて確認してください。

• FAXの送信機能メールからFAX送信、ファイル添付、ブラウザからの送信など、インターネットFAXの送信機能を解説。
• FAXの送受信全般FAX送受信の流れ・操作方法・アプリ対応など、業務での使い方を網羅的に解説。
• FAXの転送機能受信FAXを別のメールアドレスへ自動転送する設定方法と、業務分担での活用例を解説。
• FAX一斉送信DM・営業FAX・案内文の同報送信機能、対応サービスと送信件数の目安を解説。
• 送付状・テンプレート活用送付状のテンプレート活用、効率的な作成方法、ビジネスマナーまで解説。

メールでFAXを受信できるインターネットFAX

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