パソコン・メールでFAXを受信する方法【PC FAX受信】

インターネットFAXを使えば、届いたFAXがPDFファイルとして登録メールアドレスに自動転送され、パソコンやスマートフォンからいつでもどこでもFAXの受信内容を確認・管理できます。従来のFAX機では、受信のたびにFAX機のそばに行って紙を取り出し、宛先を確認して担当者に手渡すという手間が必要でした。インターネットFAXならFAX受信と同時にメールで通知されるため、オフィス・自宅・外出先を問わずリアルタイムで内容を確認でき、対応のスピードが格段に向上します。印刷用紙やトナーのコストも不要になり、受信FAXのデジタル管理によってペーパーレス化を推進できます。

メールでFAXを受信する仕組み

メールでFAXを受信する仕組みはシンプルです。取引先・顧客が通常のFAX機からFAXを送信すると、インターネットFAXサービスのサーバーがFAXデータを受け取り、PDFなどのデジタルデータに自動変換します。変換されたPDFは添付ファイルとして登録メールアドレスに即座に転送されます。相手側はこれまで通りFAX機から送信するだけで、インターネットFAXの導入を知る必要すらありません。受信のたびにFAX機のそばにいる必要がなく、外出中・出張中・テレワーク中でもメールを確認するだけでFAXの内容を把握できます。受信FAXはメールの添付ファイルとして残るため、必要なときにいつでも再確認や転送ができます。

複数のアドレスへ同時転送できる

インターネットFAXサービスでは転送先のメールアドレスを複数登録でき、FAX受信時に全員へ同時転送されます。営業部・総務部・経理部など複数の部署でFAXを共有したい場合や、担当者の見落としを防止するためのバックアップ体制として活用できます。紙のFAXでは「誰がトレーから持ち去ったかわからない」「担当者不在時にFAXが放置される」という問題が起きがちですが、メール転送なら受信と同時に関係者全員が内容を確認できるため、対応漏れのリスクを大幅に減らせます。登録できるメールアドレスの数はサービスによって異なります。

• FAXの受信設定ができるメールアドレスの数は、サービスを提供する会社により異なります。

デジタルデータでの管理・保存が簡単

受信したFAXはPDFとして届くため、パソコン上でのファイル整理・フォルダ分け・ファイル名検索・社内転送がすべてデジタルで完結します。紙のFAXで必要だった印刷・ファイリング・バインダー管理・過去FAXを探すための書類棚の捜索といった手間がなくなり、業務効率が大きく向上します。受信FAXをDropbox・Google Drive・OneDriveなどのクラウドストレージに保存すれば、チーム全体でのファイル共有やバックアップも容易です。デジタルデータは紙と違って劣化・紛失のリスクがなく、長期保存が必要な契約書・注文書・請求書などの重要書類の管理にも適しています。

セキュリティ面での優位性

紙のFAXはトレーに出力された時点でオフィス内の誰でも見られる状態になり、個人情報や機密情報が含まれる書類では情報漏えいのリスクがあります。インターネットFAXは登録した担当者のメールアドレスにのみFAXが届くため、第三者が誤って手に取る・目にするリスクがありません。医療機関での患者情報、法律事務所での契約書、人事部門での採用関連書類など、機密性の高い書類をFAXで受信する業種でも安心して利用できます。メールのアクセス権限やパスワード保護と組み合わせることで、紙のFAXよりも高いセキュリティレベルでFAX受信を運用できます。

メールでFAXを受信できるインターネットFAX

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