デジタルFAX・電子ファックス・クラウドFAXとは

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デジタルFAXの要点

デジタルFAX（電子ファックス・クラウドFAX）はインターネットFAXの別称。受信FAXがPDFとしてメールに届き、ペーパーレスで管理・保存・転送が可能。FAX機不要でテレワークにも対応できます。

「デジタルFAX」「クラウドFAX」「電子ファックス」はどれもインターネットFAXと同じサービスを指す呼び方です。受信したFAXがPDFなどのデジタルデータに変換されてメールに届くため、FAX機や電話回線が不要で、ペーパーレス化・テレワークにも最適です。

クラウドFAX・デジタルFAX・電子ファックスの違いは？

「インターネットFAX」「クラウドFAX」「デジタルFAX」「電子ファックス」「オンラインFAX」はすべて同じサービスを指す異なる呼び方です。明確な定義の違いはなく、サービス事業者や媒体によって使われる呼称が異なるだけです。いずれも「インターネット回線を使ってFAXを送受信するサービス」を意味します。

呼称が複数ある背景として、従来の電話回線FAXとの違いを強調する文脈で「デジタルFAX」「電子ファックス」と呼ばれ、データの保管・共有のしやすさを強調する文脈で「クラウドFAX」と呼ばれる傾向があります。サービスを検索する際は、どの呼称で検索しても同種のサービスが見つかるため、呼び方の違いを気にする必要はありません。

クラウドFAXのメリット

データが全てデジタル・クラウドで管理

受信したFAXはサービス事業者のサーバーを経由してPDFなどのデジタルデータに変換され、メールに添付ファイルとして届きます。DropboxやGoogle Driveなどのクラウドストレージとも連携でき、FAXデータをそのままクラウド保存・共有することが可能です。紙でのファイリング作業が不要になり、業務効率が大幅に向上します。

いつでもどこでもリアルタイム確認

クラウドFAXはインターネット環境さえあれば、会社のPCでも、外出先のスマートフォンでも、自宅でもリアルタイムにFAXを確認・送信できます。テレワーク・在宅勤務中でも出社することなくFAX対応が可能です。たとえば営業担当者が外出先で取引先からのFAXを即座に確認し、スマートフォンからそのまま返信FAXを送信するといった使い方ができます。FAX受信のために誰かがオフィスに常駐する必要がなくなるため、フレキシブルな働き方を実現しながらFAX業務の対応スピードも向上します。

FAX機・電話回線が不要でコスト削減

クラウドFAXではFAX機本体・電話回線・インク・トナー・用紙が不要です。機器の購入費用・リース料・消耗品代・通信費を大幅に削減できます。月額料金も主要サービスで1,000〜2,600円程度と低コストです。従来のFAX機をリースで利用している場合、機器代・保守費用・電話回線の基本料金を合わせると月額数千円以上のコストが発生していることも珍しくありません。クラウドFAXに切り替えることで固定費を大幅に圧縮でき、特に複数拠点でFAX機を運用している企業ではコスト削減効果がより大きくなります。

相手方は従来のFAX機でやり取り可能

クラウドFAXに切り替えても、送信側（取引先・顧客）は従来のFAX機からいつも通り送信するだけです。送信先がクラウドFAXであることを意識する必要はありません。クラウドFAXのFAX番号は通常のFAX番号と同じ形式のため、取引先に番号変更を案内するだけで移行が完了します。導入にあたって取引先側に特別な設備やソフトウェアの準備を求める必要がなく、既存の業務フローを崩さずにデジタル化を進められる点が、クラウドFAXが多くの企業に選ばれている理由です。

クラウドFAXの導入に向いている業種・利用シーン

クラウドFAXは業種を問わず導入できますが、特にFAXの受信頻度が高い業種やテレワークを推進中の企業で導入効果が大きくなります。不動産業界では物件情報のFAX受信が日常的に発生するため、クラウドFAXで受信データをPDF化し、複数の営業担当者へ自動転送する運用が効率的です。士業（弁護士・税理士・司法書士）では裁判所・税務署・法務局との書類のやり取りにFAXが使われるケースが多く、外出先でもスマートフォンからFAXを確認できるクラウドFAXが業務効率を向上させます。

医療・介護業界では、処方箋・紹介状・介護計画書などの書類をFAXでやり取りする場面が多く、クラウドFAXによるデジタル管理は紛失防止と検索性の向上に直結します。飲食業・小売業では、仕入先や卸売業者からの注文書・納品書のFAX受信をクラウド化することで、店舗にFAX機を設置するコストと管理負担を削減できます。

FAXのDX（デジタルトランスフォーメーション）とペーパーレス化

近年、政府や自治体が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、FAXのデジタル化に取り組む企業が増えています。紙のFAXをインターネットFAXに置き換えることは、業務のペーパーレス化を進める最も手軽な第一歩です。受信FAXがPDFとしてメールに届くため、紙の印刷・仕分け・ファイリングが不要になり、業務効率と情報管理の両面で改善が期待できます。

FAXのデジタル化はIT導入補助金（デジタル化基盤導入類型）の対象になる可能性があります。この補助金はITツール導入による業務効率化・デジタル化を支援する制度で、クラウドサービスの利用料も補助対象に含まれるケースがあります。補助金の対象要件や申請方法は年度ごとに変更されるため、最新情報はIT導入補助金の公式サイトや中小企業庁の案内で必ずご確認ください。FAX業務のDXを検討中の方は、補助金を活用することで導入コストをさらに抑えられる可能性があります。

「FAXをやめたいが取引先がFAXを使い続けている」という課題も、インターネットFAXなら解決できます。相手方は従来のFAX機からそのまま送信でき、こちら側だけがデジタルで受け取る形になるため、取引先に負担をかけずに自社のDX・ペーパーレス化を進められます。