電子帳簿保存法とFAX｜届いた書類の電子保存ルール

2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化され、FAXで届いた注文書・請求書・見積書などの取引書類も保存ルールの対象となっています。インターネットFAXなら受信データがPDFで届くため、電子保存の要件をそのまま満たすことが可能です。本ページでは、FAXと電子帳簿保存法の関係、保存要件への具体的な対応方法を解説します。

電子帳簿保存法の電子取引データ保存とは

電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。2024年1月からは「電子取引データ保存」が完全義務化され、電子的に授受した取引情報は電子データのまま保存することが求められています。従来は電子データを紙に印刷して保存する方法が認められていましたが、この猶予措置が終了し、メール・EDI・クラウドサービスなどで受け取った取引書類は原則として電子データのまま保存しなければなりません。

FAXで届いた書類は「電子取引」に該当するか

FAXで届いた取引書類が電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するかどうかは、FAXの受信方式によって異なります。従来のFAX機で紙として受信した場合は「電子取引」には該当せず、紙のまま保存すれば問題ありません。一方、インターネットFAXやペーパーレスFAX（複合機のデータ受信機能）でPDFなどの電子データとして受信した場合は「電子取引」に該当し、電子データのまま保存する義務が生じます。つまり、同じFAXであっても受信方法が紙かデータかで保存ルールが変わる点に注意が必要です。

電子保存の3つの要件

電子取引データを保存する際には、以下の3つの要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法に対応するためには、これらの要件を理解し、自社の保存体制を整備することが重要です。

真実性の確保（改ざん防止措置）

保存した電子データが改ざんされていないことを証明するための措置が必要です。具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の策定・運用のいずれかの方法で対応します。中小企業や個人事業主の場合、事務処理規程を策定して運用する方法が最も導入しやすい選択肢です。国税庁のウェブサイトに事務処理規程のひな形が公開されているため、そちらを参考に作成できます。

可視性の確保（検索機能）

保存した電子データを「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしておく必要があります。専用システムの導入が難しい場合は、ファイル名に「20260410_50000_株式会社〇〇」のように日付・金額・取引先を含めて保存する方法でも要件を満たせます。売上高5,000万円以下の事業者は、税務調査の際にデータのダウンロードに応じられる状態であれば、検索機能の確保が不要になる緩和措置もあります。

見読性の確保（閲覧環境）

保存した電子データをディスプレイやプリンターで速やかに表示・印刷できる環境を整えておく必要があります。PDFファイルであればPCの標準的な環境で閲覧・印刷が可能なため、特別な対応は不要です。インターネットFAXの受信データはPDF形式で届くため、この要件は自動的に満たされます。

従来のFAX機で受信した場合の対応

従来のFAX機で紙として受信した書類は「電子取引」には該当しないため、紙のまま保存すれば電子帳簿保存法上の問題はありません。ただし、紙で届いた書類をスキャンしてPDF化し、電子データとして保存したい場合は「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。スキャナ保存には解像度200dpi以上での読み取り、タイムスタンプの付与（最長約2か月＋7営業日以内）などの要件があり、紙のFAXをデジタル管理するにはそれなりの運用負担が発生します。

インターネットFAXなら電子保存がスムーズ

受信データが最初からPDF

インターネットFAXの最大の利点は、FAXの受信データが最初からPDF形式のデジタルデータとして届く点です。紙のFAXをスキャンしてPDF化する手間が一切不要で、受信した時点で電子保存に適した形式になっています。スキャナ保存のような解像度要件やタイムスタンプの付与期限を気にする必要もありません。

メールで届くため保存・管理が容易

インターネットFAXで受信したPDFデータはメールの添付ファイルとして届きます。受信メールをそのまま保存するか、添付PDFをクラウドストレージやファイルサーバーにファイル名のルール（日付・金額・取引先）に沿って保存すれば、電子帳簿保存法の検索要件を満たせます。紙のFAXのようにファイリングや保管スペースの確保も不要です。

クラウド保存で改ざん防止にも対応

インターネットFAXの受信データをクラウドストレージに保存すれば、アクセスログや更新履歴が自動的に記録されるため、改ざん防止措置としても活用できます。事務処理規程と組み合わせることで、中小企業でも無理なく真実性の確保要件を満たすことが可能です。

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電子帳簿保存法対応のワークフローを実際に試してから本格導入を判断できます。紙のFAX機からインターネットFAXへの移行は、電子帳簿保存法への対応だけでなく、ペーパーレス化やコスト削減にもつながります。法令対応と業務効率化を同時に実現したい方は、まずeFaxをお試しください。

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