インターネットFAXの便利な利用方法・応用テクニック

インターネットFAXには、通常のFAX送受信以外にも知られていない便利な活用方法があります。スキャナーやプリンターの代わりとして使えたり、受信したPDFをOCRで全文検索可能にしたり、書類のデジタルアーカイブを作成できたりと、工夫次第でビジネスから日常生活までさまざまな場面で役立ちます。ここでは、インターネットFAXの応用的な使い方を具体的に紹介します。

インターネットFAXのこんな使い方

仕事やプライベートにおいて、インターネットFAXを通常のFAX送受信以外の用途に応用できる活用方法を以下に紹介します。インターネットFAXはメールとFAXをオンラインで橋渡しするサービスのため、デジタルデータと紙の書類を自在に変換できる点が活用の幅を広げます。

スキャナーの代わりに（PDFデータの作成）

打ち合わせでホワイトボードや紙に書いてディスカッションした内容を、後から関係者に共有したい場面は多くあります。わざわざスキャナーを探す必要はなく、インターネットFAXを使えばスマートフォンで撮影した画像をそのままFAX送信するだけでPDFデータに変換できます。

PDFに対応したインターネットFAXサービスで送信すると、撮影した資料が自動的にPDFデータとして登録メールアドレスに届きます。届いたPDFはメールに添付された状態のため、共有したい相手にそのまま転送するだけで情報共有が完了します。会議室にスキャナーが設置されていない出先や客先でも、スマートフォンとインターネットFAXがあればその場でデジタル化できる点が大きなメリットです。

通常のFAX番号に送信すれば紙として出力されるため、デジタル環境に不慣れな相手にも同じ内容を届けることができます。PDFでのメール共有と紙のFAX出力を使い分けられるのは、インターネットFAXならではの柔軟性です。

プリンターの代わりに（ご自宅でクーポン券などをプリントアウト）

ご自宅にFAXはあるがプリンターはないという方、コンビニなど印刷ができる施設に行かなくてもインターネットFAXをプリンター代わりとして利用することができます。

出力したいデータなどをインターネットFAXに添付して自宅のFAXに送信すれば、FAXからそのデータがプリントアウトされます。例えば、飲食店へ行くならクーポン券、賃貸物件を探しているなら間取り図や地図、旅行のオーダーシートなど、紙に印刷をしないといけないという利用シーンはさまざまあります。

プリンターを新たに購入したくないときなど、インターネットFAXを活用すればプリンターの代わりになり、いつでも紙へのプリントアウトをすることができます。

受信FAXのOCR文字起こしで全文検索可能化

インターネットFAXで受信したPDFは、Google DriveやAdobe AcrobatのOCR（光学文字認識）機能を使えば、文字データとして抽出できます。たとえばGoogle Driveに受信PDFをアップロードして「Googleドキュメントとして開く」を選ぶだけで、FAX書類の文字が自動的にテキスト化されます。

OCRで文字起こししたデータは、ファイル名や日付だけでなく書類の中身まで全文検索できるようになります。「○○商事の見積書」「××プロジェクトの契約書」など書類の内容で検索すれば、過去のFAXも瞬時に見つけられます。紙のFAXではできなかった「FAX書類のデータベース化」が、インターネットFAXとクラウドOCRの組み合わせで実現します。

特に取引先が多い個人事業主や中小企業では、過去のFAX書類を探す手間が業務効率を大きく左右します。受信したPDFを定期的にクラウドストレージに保存し、OCRで文字起こしする運用を取り入れれば、受信書類の管理が劇的にラクになります。

書類のバックアップ・デジタルアーカイブとして活用

重要な紙の書類をインターネットFAXで自分宛てに送信すると、PDFデータとして自動的にメールに届きます。届いたPDFをクラウドストレージ（Dropbox・Google Drive等）に保存しておけば、紙の書類が紛失・破損した場合のバックアップになります。契約書・保険証券・資格証明書など、原本は自宅の金庫に保管しつつ、デジタルコピーをクラウドに保存しておくことで、外出先でも必要なときにスマートフォンから内容を確認できます。

特にフリーランスや個人事業主にとっては、確定申告用の経費領収書や請求書をPDFで一元管理できる点が実用的です。紙の領収書をスマートフォンで撮影してインターネットFAXで自分宛てに送信するだけで、デジタルアーカイブが自動的に作成されます。

インターネットFAXの応用テクニックに関するよくある質問

インターネットFAXをスキャナー代わりに使えますか？

はい、紙の書類をスマホで撮影してインターネットFAXで自分宛に送信すれば、PDFデータとしてメールに届きます。スキャナーが手元にない出先でも、即座に書類をデジタル化できます。

受信したFAXのPDFをOCRで文字起こしできますか？

はい、Google DriveやAdobe AcrobatのOCR機能を使えば、受信PDFの文字をテキスト化できます。ファイル名や日付だけでなく書類の中身まで全文検索可能になり、過去のFAXもキーワードで瞬時に見つけられます。

プリンターの代わりに使えますか？

はい、自宅にFAX機があればインターネットFAXでデータを送信して紙にプリントアウトできます。プリンターを持っていなくても、FAX機をプリンター代わりに利用可能です。クーポン券・地図・オーダーシートなどの印刷に便利です。

重要書類のバックアップとして活用できますか？

はい、契約書・保険証券・資格証明書を自分宛FAXで送信し、PDFをクラウドストレージに保存すればバックアップが完成します。原本は金庫保管、デジタルコピーはクラウドで外出先からも閲覧可能です。

個人事業主のレシート管理にも使えますか？

はい、紙のレシートをスマホで撮影してインターネットFAXで自分宛に送信すれば、PDF化されてメールに届きます。Gmail/Outlookのフィルターで経費フォルダに自動振り分けすれば、確定申告用の書類管理が自動化できます。

応用テクニックに最適なインターネットFAXは？

eFaxがおすすめです。スマホアプリの撮影スキャン機能、PDF形式の受信、最大5アドレス同時受信など、応用テクニックに必要な機能が揃っています。世界1,200万人が利用する実績で安心して使えます。

応用テクニックを実現できるインターネットFAX

断然のおすすめは「eFax」

世界46か国1,200万人が利用しているインターネットFAXサービスです。国内での知名度も高く、セキュリティ対策やサポート体制も万全で安心です。03や06など全47都道府県62都市の市外局番から始まるFAX専用番号を取得することができ、Webやスマートフォン（スマホアプリ有り）から利用することができるおすすめのサービスとなります。